Kòm yon anplwayè, li enpòtan pou konsève done anplwaye ou yo byen. Lè w fè sa, ou oblije kenbe dosye pèsonèl sou done pèsonèl anplwaye yo. Lè w estoke done sa yo, yo dwe pran an konsiderasyon Lwa sou enfòmasyon prive Jeneral Pwoteksyon Done (AVG) ak Lwa Aplikasyon Jeneral Pwoteksyon Done Règleman (UAVG). AVG a enpoze obligasyon sou anplwayè a an koneksyon avèk pwosesis la nan done pèsonèl. Atravè lis verifikasyon sa a, ou pral konnen si dosye pèsonèl ou yo konfòme yo ak kondisyon yo.
- Ki done yo ka trete nan yon dosye pèsonèl?
Règ prensipal la ki swiv se ke sèlman done ki nesesè nan bi pou yo dosye pèsonèl la ka enkli: pèfòmans nan apwopriye nan kontra travay la ak anplwaye a.
Nan nenpòt ka, done pèsonèl 'òdinè' yo pral kenbe tankou:
- Non;
- Adrès;
- Dat nesans;
- Kopi paspò/kat idantite;
- Nimewo BSN
- Siyen kontra travay ki gen ladan tèm ak kondisyon travay ak anèks;
- Done pèfòmans ak devlopman anplwaye yo, tankou rapò evalyasyon.
Anplwayè yo ka chwazi pou elaji dosye pèsonèl la pou genyen lòt done tankou nòt pèsonèl patwon an, yon dosye sou absans, plent, avètisman, dosye entèvyou eksetera.
Kòm yon anplwayè, li enpòtan pou mete ajou done sa yo regilyèman pou pouswiv kòrèkteman ak presizyon an relasyon ak peryòd retansyon legal yo.
- Ki lè yo ka trete done pèsonèl 'òdinè' yo nan yon dosye pèsonèl?
Yon anplwayè dwe konsidere ki lè ak ki done pèsonèl 'òdinè' yo ka estoke nan dosye pèsonèl la. Dapre Atik 6 AVG, anplwayè yo ka estoke done pèsonèl 'òdinè' nan dosye pèsonèl la atravè 6 rezon. Rezon sa yo enkli:
- Anplwaye a bay konsantman pou tretman an;
- Pwosesis nesesè pou egzekisyon akò anplwaye (travay);
- Pwosesis la nesesè poutèt yon obligasyon legal ki gen sou patwon an (tankou peye taks ak kontribisyon);
- Pwosesis la nesesè pou pwoteje enterè vital anplwaye a oswa yon lòt moun natirèl (yon egzanp jwe lè danje grav iminan men anplwaye a mantalman pa kapab bay konsantman);
- Pwosesis nesesè pou enterè piblik/lòd piblik;
- Pwosesis la nesesè pou satisfè enterè lejitim patwon an oswa yon twazyèm pati (eksepte kote enterè anplwaye a depase enterè lejitim patwon an).
- Ki done yo pa ta dwe trete nan yon dosye pèsonèl?
Anplis done 'nòmal' ki enkli nan dosye a, gen tou done ki (nòmalman) pa ta dwe enkli paske yo patikilyèman sansib nan lanati. Sa yo se done 'espesyal' yo epi yo enkli:
- Kwayans;
- Oryantasyon seksyèl;
- Ras oswa etnisite;
- Done medikal (tankou lè anplwaye yo bay volontèman).
Done 'espesyal' yo ka estoke sèlman anba AVG nan 10 eksepsyon. 3 eksepsyon prensipal yo se jan sa a:
- Anplwaye a bay konsantman klè pou tretman an;
- Ou trete done pèsonèl ke anplwaye a li menm te fè espre divilge;
- Pwosesis la nesesè pou yon enterè piblik prensipal (yon baz legal Olandè oblije envoke sa a).
- Mezi sekirite dosye pèsonèl yo
Ki moun ki gen dwa wè dosye pèsonèl la?
Dosye pèsonèl la ka wè sèlman moun ki gen aksè a nesesè pou fè travay. Moun sa yo enkli, pa egzanp, patwon an ak anplwaye depatman HR la. Anplwaye a li menm gen dwa tou pou wè dosye pèsonèl li epi chanje enfòmasyon ki pa kòrèk.
Kondisyon sekirite pou dosye a
Anplis sa a, li enpòtan pou pran an kont ke AVG a enpoze kondisyon sou depo dijital oswa papye nan dosye pèsonèl yo. Kòm yon anplwayè, ou oblije pran mezi pou pwoteje vi prive anplwaye yo. Se poutèt sa, dosye a dwe pwoteje kont sibèkrim, aksè san otorizasyon, modifikasyon oswa efase.
- Peryòd pou kenbe dosye anplwaye yo
AVG deklare ke done pèsonèl yo ka kenbe pou yon peryòd limite. Gen kèk done ki sijè a yon peryòd retansyon legal. Pou lòt done, patwon an oblije fikse limit tan pou efase oswa revizyon peryodik nan presizyon nan done yo. AVG deklare ke yo dwe pran mezi rezonab pou asire ke done ki pa kòrèk yo kenbe nan dosye.
Ou vle konnen plis sou peryòd retansyon dosye anplwaye yo? Lè sa a, li blog nou an peryòd retansyon dosye anplwaye yo.
Èske dosye pèsonèl ou a satisfè kondisyon ki endike anwo a? Lè sa a, chans yo se li konfòme AVG.
Si, apre w fin li blog sa a, ou toujou gen kesyon sou yon dosye pèsonèl oswa sou AVG la, tanpri kontakte nou. Nou avoka travay pral kontan ede ou!