Fichye pèsonèl yo: konbyen tan ou ka kenbe done yo?

Fichye pèsonèl yo: konbyen tan ou ka kenbe done yo?

Anplwayè yo trete anpil done sou anplwaye yo sou tan. Tout done sa yo estoke nan yon dosye pèsonèl. Fichye sa a gen done pèsonèl enpòtan epi, pou rezon sa a, li esansyèl ke sa fèt an sekirite epi kòrèkteman. Konbyen tan patwon yo gen dwa (oswa, nan kèk ka, oblije) kenbe done sa yo? Nan blog sa a, ou ka li plis sou peryòd retansyon legal dosye pèsonèl yo ak kijan pou fè fas ak li.

Ki sa ki se yon dosye pèsonèl?

Kòm mansyone pi wo a, yon anplwayè souvan gen fè fas ak done pèsonèl nan anplwaye li yo. Done sa yo dwe byen estoke ak Lè sa a, detwi. Sa a se fè atravè yon dosye pèsonèl. Sa a gen ladan non ak adrès detay anplwaye (yo), kontra travay, rapò pèfòmans, elatriye. Done sa yo dwe konfòme yo ak kondisyon ki swiv règleman AVG yo, epi yo dwe kenbe pou yon sèten peryòd tan.

(Si ou vle konnen si dosye pèsonèl ou a satisfè kondisyon AVG la, tcheke lis verifikasyon AVG dosye pèsonèl nou an. isit la)

Retansyon done anplwaye yo

AVG a pa bay peryòd retansyon espesifik pou done pèsonèl yo. Pa gen yon repons ki senp pou peryòd retansyon yon dosye pèsonèl, paske li konsiste de diferan kalite done (pèsonèl). Yon peryòd retansyon diferan aplike pou chak kategori done. Li afekte tou si moun nan toujou yon anplwaye, oswa si li kite travay.

Kategori peryòd retansyon

Jan sa di pi wo a, gen diferan peryòd retansyon ki gen rapò ak retansyon done pèsonèl nan yon dosye pèsonèl. Gen de kritè pou konsidere, sètadi si yon anplwaye toujou ap travay, oswa si li kite travay. Sa ki annapre yo montre lè sèten done yo ta dwe detwi, oswa pito kenbe.

Fichye pèsonèl aktyèl la

Pa gen peryòd retansyon fiks yo fikse pou done ki nan yon dosye pèsonèl aktyèl yon anplwaye ki toujou ap travay. AVG a sèlman enpoze yon obligasyon sou anplwayè yo kenbe dosye pèsonèl yo 'ajou'. Sa vle di ke patwon an tèt li oblije fikse yon dat limit pou revizyon peryodik dosye pèsonèl ak destriksyon done demode.

Detay aplikasyon an

Done aplikasyon ki gen rapò ak yon aplikan ki pa anboche dwe detwi nan yon maksimòm de 4 semèn apre fen pwosedi aplikasyon an. Done tankou yon motivasyon oswa lèt aplikasyon, CV, deklarasyon sou konpòtman, korespondans ak aplikan an tonbe nan kategori sa a. Avèk konsantman aplikan an, li posib pou kenbe done yo pou apeprè 1 ane.

Pwosesis reentegrasyon

Lè yon anplwaye te konplete yon pwosesis reentegrasyon epi li retounen nan travay li, yon peryòd retansyon maksimòm de 2 zan apre fini reentegrasyon an aplike. Gen yon eksepsyon nan sa a lè patwon-an se yon konpayi asirans endepandan. Nan sitiyasyon sa a, yon peryòd retansyon nan 5 ane aplike.

Maksimòm 2 zan apre fen travay la

Apre yon anplwaye kite travay, gwo kantite done (pèsonèl) ki nan dosye pèsonèl la sijè a yon peryòd retansyon ki rive jiska 2 zan.

Kategori sa a gen ladan:

  • Kontra travay ak amannman ladan yo;
  • Korespondans ki gen rapò ak demisyon;
  • Rapò sou evalyasyon ak revizyon pèfòmans;
  • Korespondans ki gen rapò ak pwomosyon/degradasyon;
  • Korespondans sou maladi UWV ak doktè konpayi an;
  • Rapò ki gen rapò ak Gatekeeper Improvement Act;
  • Akò sou manm Komite travay;
  • Kopi sètifika.

Omwen 5 ane apre fen travay la

Sèten done dosye pèsonèl yo sijè a yon peryòd retansyon 5 ane. Se poutèt sa patwon an oblije kenbe done sa yo pou yon peryòd de 5 ane apre anplwaye a kite travay. Sa yo se done sa yo:

  • Deklarasyon taks sou pewòl;
  • Kopi dokiman idantifikasyon anplwaye a;
  • Done etnisite ak orijin;
  • Done ki gen rapò ak taks sou pewòl.

Done sa yo ta dwe kenbe pou omwen senk ane, menm si yo ranplase pa nouvo deklarasyon nan dosye pèsonèl la.

Omwen 7 ane apre fen travay la

Apre sa, anplwayè a gen tou yon sa yo rele 'tax retention obligation'. Sa a oblije patwon an kenbe tout dosye debaz yo pou yon peryòd de 7 ane. Se konsa, sa a gen ladan done debaz, sezi salè, dosye pewòl ak akò salè.

Peryòd retansyon ekspire?

Lè yon peryòd maksimòm retansyon done ki soti nan yon dosye pèsonèl te ekspire, patwon-an ka pa sèvi ak done yo ankò. Done sa yo ta dwe Lè sa a, dwe detwi.

Lè yon peryòd retansyon minimòm ekspire, patwon-an kapab detwi done sa yo. Yon eksepsyon aplike lè yon peryòd retansyon minimòm ekspire epi anplwaye a mande destriksyon done yo.

Èske w gen kesyon sou peryòd retansyon dosye anplwaye oswa peryòd retansyon pou lòt done? Si se konsa, tanpri kontakte nou. Nou avoka travay pral kontan ede ou!

Law & More