Antanke anplwayè, ou ka sèlman kenbe nan dosye pèsonèl la done ou bezwen pou relasyon travay la ak pou obligasyon legal ou yo. Enfòmasyon sou sante se prensipal eksepsyon pou siveye: ou ka anrejistre ke yon anplwaye absan ak sa li ka toujou fè, men pa janm dyagnostik la oswa nati maladi a. De règ sa yo, ansanm ak peryòd konsèvasyon fiks yo, detèmine sa ki antre nan dosye a, sa ki rete deyò ak konbyen tan li ka rete.
Kisa ou ka kenbe nan dosye pèsonèl la?
Ou ka kenbe done ki nesesè pou egzekite kontra travay la epi pou satisfè obligasyon legal ou yo. GDPR a (an neyèlandè: AVG) egzije pou done pèsonèl yo pa kenbe pi lontan, oswa nan pi gwo volim, pase sa objektif sa a egzije.
An pratik, sa kouvri:
- non ak adrès detay ak dat nesans;
- nimewo sèvis sitwayen an (burgerservicenummer, BSN);
- yon kopi dokiman idantite ou te verifye lè ou te kòmanse travay la;
- kontra travay la ak nenpòt amannman;
- done sou salè ak pewòl;
- evalyasyon ak korespondans sou pèfòmans;
- dosye fòmasyon ak dat absans;
- dosye avètisman oswa mezi disiplinè.
Nimewo sèvis sitwayen an ak kopi dokiman idantite a nan dosye a paske lejislasyon taks ak sekirite sosyal la egzije sa. Se menm obligasyon legal sa a ki fè yo legal. Ou pa ka mande yon kopi yon dokiman idantite pou okenn lòt rezon.
Ki done ou pa ka konsève?
Ou pa gen dwa anrejistre nati oswa kòz yon maladi, dyagnostik la, tretman an oswa medikaman an. Sa a aplike menm lè anplwaye a di ou sa volontèman, e menm avèk konsantman anplwaye a.
Otorite Pwoteksyon Done Olandè a (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) bay lis nan règleman li yo sou anplwaye malad sa ou ka anrejistre lè yon anplwaye rapòte maladi. Sa vle di, an brèf: yon nimewo telefòn ak adrès kote anplwaye a rete a, dire prevwa absans lan, randevou aktyèl yo ak travay yo, si yon dispozisyon sekirite sosyal (vangnetregeling) aplike, si absans lan lye ak yon aksidan nan travay, epi si te gen yon aksidan trafik ak yon twazyèm pati responsab.
Nan men doktè konpayi an (bedrijfsarts) oswa sèvis sante okipasyonèl la, ou ka resevwa epi anrejistre ki travay anplwaye a ka fè ak ki travay li pa ka fè, dire absans prevwa a, degre enkapasite pou travay la ak nenpòt ajisteman yo rekòmande. Dosye medikal la li menm rete ak doktè konpayi an. Ou pa gen aksè a li.
Lòt done ki pa fèt pou mete nan dosye a:
- kategori espesyal done pèsonèl anba Atik 9 GDPR a, tankou relijyon, opinyon politik, manm sendika, orijin etnik ak oryantasyon seksyèl, sof si yon eksepsyon legal espesifik aplike;
- nòt sou lavi prive anplwaye a ki pa gen okenn rapò ak travay la;
- enpresyon pèsonèl san estrikti ke manadjè yo ekri. Anplwaye yo ka wè sa yo, epi souvan yo li yon fason byen diferan nan yon diskisyon pase jan yo te fè lè yo te ekri.
Konbyen tan ou ka kenbe done pèsonèl yo?
GDPR a pa fikse okenn peryòd fiks: done yo pa ka konsève pi lontan pase sa nesesè (Atik 5(1)(e) GDPR). AP a itilize peryòd sa yo, ki konte apati fen anplwa a.
| Done | Peryòd retansyon apre fini travay la |
|---|---|
| Pifò done pèsonèl (kontra, evalyasyon, korespondans) | jeneralman 2 zan |
| Deklarasyon taks salè (loonbelastingverklaring) ak kopi dokiman idantite a | 5 an apre fen ane kalandriye kote travay la te fini |
| Sèten done sou pewòl ki nesesè pou rezon taks | 7 ane |
Done kandida ou pa anboche yo nòmalman detwi nan kat semèn apre pwosedi aplikasyon an. Avèk konsantman kandida a, ou ka konsève yo pou yon ane.
Yon kalandriye retansyon ki fikse peryòd sa yo pou chak kategori, epi ke ou aplike tout bon vre, transfòme konfòmite a soti nan yon entansyon an prèv.
Ki dwa anplwaye a genyen?
Anplwaye yo ka wè dosye yo a, fè korije done ki pa kòrèk yo epi, nan sèten sikonstans, fè efase done yo. Ou dwe reponn li san pèdi tan epi omwen nan yon mwa (Atik 12(3) GDPR).
Demann aksè yo souvan rive nan kòmansman yon dispit nan travay. Lè sa a, anplwaye a wè tout bagay ki nan dosye a nan peryòd yon mwa sa a, ki gen ladan nòt manadjè yo.
Kisa ou ta dwe verifye antanke anplwayè?
Travay avèk yon estrikti fiks epi anrejistre chwa ou yo nan rejis Atik 30 GDPR la egzije a.
- Kenbe yon dosye pou chak anplwaye avèk yon estrikti byen defini, pou sa ki ladan l ka klè.
- Limite aksè a sèlman moun ki bezwen li, epi anrejistre ki moun ki gen aksè.
- Kite enfòmasyon maladi a ak doktè konpayi an epi retire yo nan dosye pèsonèl la.
- Aplike peryòd retansyon yo sou yon dat fiks chak ane, olye de ka pa ka.
- Anrejistre tout bagay sa yo nan dosye aktivite tretman ou an (Atik 30 GDPR). Egzanpsyon pou òganizasyon ki gen mwens pase 250 anplwaye raman ede isit la, paske done pèsonèl yo trete regilyèman. Rejis la souvan premye dokiman yon otorite sipèvizyon mande.
Kisa ou ta dwe verifye antanke anplwaye?
- Èske ou te mande aksè a dosye ou a (Atik 15 GDPR), epi èske ou te resevwa li nan lespas yon mwa?
- Èske dosye a gen yon dyagnostik oswa lòt detay medikal ki pou doktè konpayi an?
- Èske gen evalyasyon oswa nòt ki pa kòrèk ou ka mande pou yo korije anba Atik 16 GDPR la?
- Èske ansyen patwon ou an ap konsève done yo pi lontan pase peryòd ki nan tablo ki anwo a?
Kisa nou ka fè pou ou ak dosye pèsonèl la?
Avoka nou yo ki espesyalize nan dwa travay konseye anplwayè ak anplwaye yo sou dosye pèsonèl:
- Nou revize dosye pèsonèl ou yo ak dosye maladi ou yo parapò ak GDPR a ak règleman AP yo.
- Nou trase yon kalandriye konsèvasyon ak antre yo pou rejis Atik 30 ou a.
- Nou prepare repons pou yon demann aksè nan delè yon mwa a.
- Nou mande aksè, koreksyon oswa efasman nan non yon anplwaye.
- Nou bay konsèy sou itilizasyon dosye pèsonèl la nan yon revokasyon oswa lòt dispit nan travay.
Rezime
- Kenbe sèlman done ou bezwen pou kontra travay la ak obligasyon legal ou yo.
- Pa janm anrejistre yon dyagnostik oswa nati yon maladi, menm avèk konsantman anplwaye a; limitasyon fonksyonèl ki soti nan doktè konpayi an ka anrejistre.
- Pifò done pèsonèl yo ale 2 ane apre anplwa a fini; deklarasyon taks sou salè a ak kopi dokiman idantite a 5 ane apre ane kalandriye kite travay la; sèten done pewòl apre 7 ane.
- Reponn yon demann aksè nan yon mwa.
- Fikse peryòd retansyon pou chak kategori nan yon kalandriye epi aplike yo chak ane.
Kesyon yo poze souvan
Èske mwen ka kenbe yon kopi paspò yon anplwaye?
Wi, pou idantifikasyon ki nesesè anba lalwa taks ak sekirite sosyal la. Kenbe l pandan 5 an apre fen ane kalandriye kote travay la te fini a, epi pa sèvi avè l pou okenn lòt rezon.
Èske mwen ka note poukisa yon anplwaye malad si anplwaye a di mwen sa?
Non. Ou pa ka anrejistre nati oswa kòz maladi a, menm si anplwaye a bay li volontèman oswa li bay konsantman li. Ou ka anrejistre dire li prevwa a ak ki travay anplwaye a ka toujou fè.
