Pa gen yon sèl peryòd konsèvasyon pou done pèsonèl yo. Anba GDPR a, ou ka kenbe done yo sèlman osi lontan ke ou bezwen yo pou rezon ou te kolekte yo a; lalwa taks Olandè a fikse peryòd minimòm fiks pou dosye pewòl yo, deklarasyon taks sou salè a ak kopi dokiman idantite anplwaye a.
In practice this gives Dutch employers three anchors: two years after the employment ends for most of the personnel file, five years after the end of the calendar year in which the employee left for the wage tax statement and the ID copy, and seven years for the payroll administration. Our article on sa ki ka konsève nan yon dosye pèsonèl okipe kontni an; youn sa a okipe konbyen tan.
Ki règ debaz ki anba GDPR la?
Pa kenbe done pèsonèl yo pi lontan pase sa nesesè. Atik 5(1)(e) GDPR a (limitasyon depo) egzije pou ou deside, pou chak kategori done, konbyen tan ou reyèlman bezwen yo epi pou ou kapab eksplike chwa sa a.
GDPR a li menm pa gen okenn tablo peryòd. Peryòd ki anba yo soti nan lalwa taks Olandè a ak nan gidans Otorite Pwoteksyon Done Olandè a (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).
Ki done ou konsève pandan dezan?
Pifò nan dosye pèsonèl la. Gid AP a se ke done ki pa gen yon peryòd retansyon legal yo jeneralman konsève pandan dezan apre anplwaye a fin kite.
Sa kouvri, pa egzanp, kontra travay la ak amannman li yo, evalyasyon ak rapò pèfòmans, korespondans konsènan nominasyon, pwomosyon, retrogradasyon ak revokasyon, dosye fòmasyon, avètisman, referans ak dosye absans.
Si gen oswa te gen yon dispit travay avèk anplwaye a, oswa yon ka an jijman, ou ka kenbe done ki enpòtan pou li yo pou pi lontan, jiskaske pwoblèm nan rezoud. Sa jistifye kenbe materyèl ki enpòtan an, pa tout dosye a endefiniman.
Ki done ou konsève pandan senk oswa sèt ane?
Dosye fiskal yo. La a, ou pa gen okenn diskresyon: obligasyon taks la fikse peryòd la epi li ranplase prensip jeneral pou konsève done yo pi kout posib.
- The wage tax statement (loonbelastingverklaring) and the copy of the identity document you verified when the employee started: five years after the end of the calendar year in which the employment ended.
- Administrasyon pewòl la (loonadministratie): sèt ane, peryòd konsèvasyon fiskal jeneral pou dosye debaz yo ki tabli pa Administrasyon Taks ak Ladwàn Olandè a (Belastingdienst).
Se sèlman dosye ke obligasyon taks la kouvri ki tonbe anba peryòd ki pi long sa yo. Rès dosye a toujou swiv règ dezan an.
Konbyen tan ou ka kenbe done aplikan yo?
Nòmalman jiska kat semèn apre fen pwosedi aplikasyon an. Avèk konsantman kandida a, ou ka konsève done yo pou yon maksimòm de yon ane, pa egzanp pou yon gwoup talan.
Konsantman an dwe yon chwa reyèl, yo dwe mande l separeman epi yo dwe anrejistre l. Yon liy nan deklarasyon konfidansyalite w la pa sifi.
E konsènan maladi ak done medikal?
Done sante yo se pou doktè konpayi an (bedrijfsarts) oswa sèvis sante okipasyonèl la, pa pou ou antanke anplwayè. Yo sijè a konfidansyalite medikal ak pwòp règleman konsèvasyon yo.
Kòm anplwayè, ou sèlman kenbe dat absans yo ak enfòmasyon ou bezwen pou reentegrasyon ak peman salè pandan maladi. Done sa yo swiv peryòd òdinè pou dosye pèsonèl la.
Kisa ou ta dwe verifye antanke anplwayè?
- Does your record of processing activities (Article 30 GDPR) set a retention period per category of personnel data?
- Do you delete applicant data within four weeks after the procedure, unless you have recorded consent for up to one year?
- Are health data kept only by the company doctor, with you holding only absence dates?
- Do you keep the ID copy and wage tax statement for five years after the calendar year of leaving, and the payroll records for seven years?
- Are copies in mailboxes, shared drives and backups deleted as well, and do you apply the schedule at a fixed moment each year?
Kisa ou ta dwe verifye antanke anplwaye?
- Have you used your right of access (Article 15 GDPR) to see which data your employer still holds?
- Is your former employer keeping data longer than two years after you left without a dispute or statutory reason?
- Does the file contain medical information that belongs with the company doctor?
- Have you requested erasure under Article 17 GDPR, and did the employer respond within one month?
What can we do for you with retention of personnel data?
Nou avoka travay advise employers and employees on personnel data:
- We draw up a retention schedule per category of personnel data.
- We review your personnel files and identify data that must be deleted.
- We draft the procedure for access and erasure requests from (former) employees.
- We assess which data you may keep longer because of a pending or foreseeable dispute.
- We submit an access or erasure request on behalf of an employee.
Rezime
- GDPR a pa fikse okenn peryòd: kenbe done yo sèlman osi lontan ke nesesè pou objektif yo.
- Pifò nan dosye pèsonèl la: dezan apre anplwa a fini, pi lontan sèlman pou done ki gen rapò ak yon dispit.
- Wage tax statement and ID copy: five years after the end of the calendar year in which the employment ended; payroll administration: seven years.
- Aplikan yo: jiska kat semèn apre pwosedi a, oubyen jiska yon ane avèk konsantman anrejistre.
- Done sante yo rete ak doktè konpayi an; ou kenbe sèlman dat absans yo ak sa ou bezwen pou reentegrasyon ak peman salè.
Kesyon yo poze souvan
Èske yon anplwaye ka mande pou yo efase done yo?
Pafwa. Dwa pou efase done ki nan Atik 17 GDPR a aplike lè done yo pa nesesè ankò oswa yo te trete ilegalman. Li pa ranplase yon obligasyon legal pou konsève done, tankou obligasyon fiskal la.
Èske nou ka kenbe yon dosye pi lontan nan ka ta gen yon reklamasyon nan lavni?
Sèlman lè yon reklamasyon previzib yon fason reyalis, epi sèlman materyèl ki gen rapò ak li a. Yon posibilite jeneral pou yon dispit nan lavni pa jistifye kenbe tout bagay.
E konsènan referans ak dokiman sòti yo?
Yo tonbe nan kategori jeneral dezan an. Kenbe akò règleman an (vaststellingsovereenkomst) pou peryòd fiskal la se yon defans kote li gen konsekans sou pewòl, tankou yon peman pou revokasyon.
